4 Tipps zur Dateiverwaltung, um Ihre Dokumente organisiert zu halten

Dateiorganisation

Die Organisation Ihrer elektronischen Dateien kann in der heutigen Informationswelt eine echte Herausforderung sein. Da die meisten Unternehmen auf der ganzen Welt ihre Struktur durch die Digitalisierung geändert haben, wird die Organisation von Dokumenten zu einem sehr wichtigen Aspekt für Produktivität und Effizienz. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie Ihre Dateien organisieren sollen, müssen Sie mit erheblichen Verzögerungen rechnen, was zu großer Verwirrung bei Ihren Mitarbeitern führen kann. In diesem Artikel stelle ich Ihnen einige der besten Tipps zur Dateiverwaltung vor, mit denen Sie Ihre digitalen Dateien organisieren können.

Verwenden Sie einen Standardinstallationsordner

Stellen Sie als Erstes sicher, dass Sie über einen Standardinstallationsordner für alle wichtigen Software- und Programmprogramme verfügen. Wenn Sie Programme an mehreren Orten installieren, wissen Sie möglicherweise nicht mehr, wo sie gespeichert sind und wie Sie sie entfernen können. Sie können den Standardinstallationsordner für alle Ihre Anwendungsprogramme einfach ändern, indem Sie den Zielordner ändern, wenn Sie die Installation starten.

Soda PDF-Organisation

Erstellen Sie Ordner in einer hierarchischen Reihenfolge

Eine weitere wichtige Sache, die Sie tun sollten, ist, Ihre Dateien wie Schränke zu behandeln. So wie Sie dieselben Artikel in einem bestimmten Schrank aufbewahren, sollten Sie dieselben Dokumente in denselben Ordnern speichern, damit Sie keine Schwierigkeiten haben, sie zu finden. Der beste Weg, um dieses Problem anzugehen, besteht darin, verschachtelte Ordner basierend auf ihrer Relevanz zu erstellen. Sie können Dateibearbeitungssoftware wie verwenden Soda PDF um alle ähnlichen Dokumente zusammenzuführen, um kein Durcheinander zu verursachen, und sie im selben Ordner unter einem geeigneten Namen zu speichern.

Löschen Sie Ihre Dateien sofort

Einer der schlimmsten Fehler, den viele von uns machen, besteht darin, ihre Dateien unbeaufsichtigt zu lassen. Obwohl wir täglich viele Dateien herunterladen können, die wir für einige Tage oder Wochen benötigen, bedeutet dies nicht, dass wir sie für immer auf unserem PC behalten müssen. Wenn Sie es nicht gewohnt sind, regelmäßig zusätzliche Dateien auf Ihrem PC zu bereinigen, wird dies zu viel Unordnung führen, und es wird Ihnen schwer fallen, unter all diesen Trümmern nach Dateien zu suchen. Sie sollten eine Arbeitsdatei jedoch niemals löschen, es sei denn, Sie sind sich absolut sicher, dass Sie sie in Zukunft nicht mehr benötigen oder dass Sie sie in der Cloud speichern, falls Sie sie benötigen.

Sichern Sie regelmäßig Ihre Dateien

Schließlich kann ich die Wichtigkeit von nicht betonen Sichern Sie regelmäßig Ihre Dateien. Wenn Ihr Unternehmen von bestimmten Dateien abhängt, die vertrauliche Informationen enthalten, und deren Verlust zu großen Verlusten führen kann, müssen Sie diese Dateien um jeden Preis schützen. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Dateien auf Ihrem PC sicher sind, ignorieren Sie verschiedene Ereignisse wie beschädigte Fenster oder Malware, die Ihren PC beschädigt. Sie sollten immer eine Online-Sicherung Ihrer wichtigen Dateien haben, damit nichts verloren geht, auch wenn auf Ihrem PC etwas schief geht.