4 consejos de administración de archivos para mantener sus documentos organizados

organización de archivos

Mantener sus archivos electrónicos organizados puede ser un verdadero desafío en el mundo de la información actual. Dado que la mayoría de las empresas de todo el mundo han cambiado su estructura al pasar a la tecnología digital, la organización de los documentos se está convirtiendo en un aspecto muy importante de la productividad y la eficiencia. Si no sabe cómo organizar sus archivos, tendrá que afrontar retrasos graves y acabará creando mucha confusión para sus empleados. En este artículo, le presentaré algunos de los mejores consejos de administración de archivos que lo ayudarán a organizar sus archivos digitales.

Utilice una carpeta de instalación predeterminada

Lo primero que debe hacer es asegurarse de tener una carpeta de instalación predeterminada para todos sus programas y software importantes. Si instala programas en más de una ubicación, es posible que ya no sepa dónde se guardan ni cómo eliminarlos. Puede cambiar fácilmente la carpeta de instalación predeterminada para todos sus programas de aplicación cambiando su carpeta de destino cuando inicia la instalación.

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Crea carpetas en orden jerárquico

Otra cosa importante que debe hacer es tratar sus archivos como armarios. Así como almacena los mismos elementos en un gabinete específico, debe guardar los mismos documentos en las mismas carpetas para que no tenga dificultades para encontrarlos. La mejor manera de abordar este problema es crear carpetas anidadas según su relevancia. Puede utilizar software de edición de archivos como Soda PDF para fusionar todos sus documentos similares para no crear un desorden y guardarlos en la misma carpeta con un nombre apropiado.

Elimina tus archivos en el acto

Uno de los peores errores que cometemos muchos de nosotros es dejar nuestros archivos desatendidos. Aunque podemos descargar muchos archivos a diario que necesitamos durante unos días o semanas, eso no significa que tengamos que mantenerlos en nuestra PC para siempre. Si no está acostumbrado a limpiar archivos adicionales en su PC de forma regular, creará mucho desorden y tendrá dificultades para buscar archivos entre todos estos escombros. Sin embargo, nunca debe eliminar un archivo de trabajo a menos que esté absolutamente seguro de que no lo necesitará en el futuro o que lo almacene en la nube en caso de que lo necesite.

Realice copias de seguridad de sus archivos con regularidad

Finalmente, no puedo enfatizar la importancia de haga copias de seguridad de sus archivos con regularidad. Si su negocio depende de ciertos archivos que contienen información confidencial y su pérdida podría resultar en una gran pérdida, debe proteger esos archivos a toda costa. Si cree que sus archivos están seguros en su PC, está ignorando diferentes eventos como ventanas corruptas o malware que está corrompiendo su PC. Siempre debe tener una copia de seguridad en línea de sus archivos importantes para que no se pierda nada, incluso si algo sale mal en su PC.