अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित रखने के लिए 4 फ़ाइल प्रबंधन युक्तियाँ

फ़ाइल संगठन

अपनी इलेक्ट्रॉनिक फाइलों को व्यवस्थित रखना आज के सूचना जगत में एक वास्तविक चुनौती हो सकती है। चूंकि दुनिया भर में अधिकांश कंपनियों ने डिजिटल होकर अपनी संरचना बदल दी है, दस्तावेज़ संगठन उत्पादकता और दक्षता का एक बहुत ही महत्वपूर्ण पहलू बनता जा रहा है। यदि आप अपनी फाइलों को व्यवस्थित करना नहीं जानते हैं, तो आपको गंभीर देरी का सामना करना पड़ेगा, और यह आपके कर्मचारियों के लिए बहुत भ्रम पैदा करेगा। इस लेख में, मैं आपको कुछ बेहतरीन फ़ाइल प्रबंधन युक्तियों से परिचित कराने जा रहा हूँ जो आपकी डिजिटल फ़ाइलों को व्यवस्थित करने में आपकी मदद करेंगी।

डिफ़ॉल्ट स्थापना फ़ोल्डर का उपयोग करें

सबसे पहला काम यह सुनिश्चित करना है कि आपके पास अपने सभी महत्वपूर्ण सॉफ़्टवेयर और प्रोग्राम के लिए एक डिफ़ॉल्ट इंस्टॉलेशन फ़ोल्डर है। यदि आप एक से अधिक स्थानों पर प्रोग्राम स्थापित करते हैं, तो हो सकता है कि आप अब यह नहीं जानते हों कि वे कहाँ सहेजे गए हैं और उन्हें कैसे निकालना है। जब आप इंस्टॉलेशन शुरू करते हैं तो आप अपने सभी एप्लिकेशन प्रोग्राम के गंतव्य फ़ोल्डर को बदलकर डिफ़ॉल्ट इंस्टॉलेशन फ़ोल्डर को आसानी से बदल सकते हैं।

सोडा पीडीएफ संगठन

पदानुक्रमित क्रम में फ़ोल्डर बनाएँ

एक और महत्वपूर्ण चीज जो आपको करनी चाहिए वह है अपनी फाइलों को अलमारी की तरह रखना। जिस तरह आप एक ही आइटम को एक विशिष्ट कैबिनेट में स्टोर करते हैं, उसी तरह आपको उन्हीं दस्तावेजों को एक ही फोल्डर में सेव करना चाहिए ताकि आपको उन्हें खोजने में कठिनाई न हो। इस समस्या से निपटने का सबसे अच्छा तरीका नेस्टेड फ़ोल्डरों को उनकी प्रासंगिकता के आधार पर बनाना है। आप फ़ाइल संपादन सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं जैसे कि सोडा पीडीएफ अपने सभी समान दस्तावेज़ों को मर्ज करने के लिए ताकि कोई गड़बड़ न हो और उन्हें एक ही फ़ोल्डर में उपयुक्त नाम के साथ सहेजा जा सके।

अपनी फ़ाइलें मौके पर ही हटाएं

हम में से बहुत से लोग जो सबसे खराब गलती करते हैं, वह यह है कि हम अपनी फाइलों को बिना ध्यान दिए छोड़ देते हैं। यद्यपि हम प्रतिदिन कई फाइलें डाउनलोड कर सकते हैं जिनकी हमें कुछ दिनों या हफ्तों तक आवश्यकता होती है, इसका मतलब यह नहीं है कि हमें उन्हें अपने पीसी पर हमेशा के लिए रखना होगा। यदि आप नियमित रूप से अपने पीसी पर अतिरिक्त फाइलों को साफ करने के अभ्यस्त नहीं हैं, तो यह बहुत अधिक अव्यवस्था पैदा करेगा, और आपको इस मलबे के बीच फाइलों को खोजने में कठिनाई होगी। हालाँकि, आपको कभी भी किसी कार्य फ़ाइल को तब तक नहीं हटाना चाहिए जब तक कि आप पूरी तरह से सुनिश्चित न हों कि आपको भविष्य में इसकी आवश्यकता नहीं है या यदि आपको इसकी आवश्यकता है तो आप इसे क्लाउड में संग्रहीत करते हैं।

अपनी फ़ाइलों का नियमित रूप से बैकअप लें

अंत में, मैं के महत्व पर जोर नहीं दे सकता नियमित रूप से अपनी फाइलों का बैकअप लें. यदि आपका व्यवसाय कुछ ऐसी फाइलों पर निर्भर करता है जिनमें संवेदनशील जानकारी होती है और उनके नुकसान से भारी नुकसान हो सकता है, तो आपको हर कीमत पर उन फाइलों की रक्षा करनी चाहिए। यदि आपको लगता है कि आपकी फ़ाइलें आपके पीसी में सुरक्षित हैं, तो आप भ्रष्ट विंडो या मैलवेयर जैसी विभिन्न घटनाओं को अनदेखा कर रहे हैं जो आपके पीसी को दूषित कर रहे हैं। आपके पास हमेशा अपनी महत्वपूर्ण फाइलों का ऑनलाइन बैकअप होना चाहिए ताकि आपके पीसी में कुछ गलत होने पर भी कुछ भी न खो जाए।