4 совета по управлению файлами, чтобы ваши документы были организованы

файловая организация

Хранение ваших электронных файлов в порядке может стать настоящей проблемой в современном информационном мире. Поскольку большинство компаний по всему миру изменили свою структуру, перейдя на цифровые технологии, организация документов становится очень важным аспектом производительности и эффективности. Если вы не знаете, как организовать свои файлы, вам придется столкнуться с серьезными задержками, и это в конечном итоге создаст много путаницы для ваших сотрудников. В этой статье я познакомлю вас с некоторыми из лучших советов по управлению файлами, которые помогут вам организовать ваши цифровые файлы.

Использовать папку установки по умолчанию

Первое, что нужно сделать, это убедиться, что у вас есть установочная папка по умолчанию для всего вашего важного программного обеспечения и программ. Если вы устанавливаете программы более чем в одном месте, вы больше не можете знать, где они сохранены и как их удалить. Вы можете легко изменить папку установки по умолчанию для всех ваших прикладных программ, изменив их целевую папку при запуске установки.

содовая pdf организация

Создавайте папки в иерархическом порядке

Еще одна важная вещь, которую вы должны сделать, - это относиться к файлам как к шкафу. Так же, как вы храните одни и те же предметы в определенном шкафу, вы должны сохранять одни и те же документы в одних и тех же папках, чтобы у вас не было проблем с их поиском. Лучший способ решить эту проблему - создать вложенные папки в зависимости от их актуальности. Вы можете использовать программное обеспечение для редактирования файлов, такое как Сода PDF объединить все ваши похожие документы, чтобы не создавать путаницы, и сохранить их в одной папке с соответствующим именем.

Удаляйте файлы на месте

Одна из худших ошибок, которую совершают многие из нас, - это оставлять файлы без присмотра. Хотя мы можем загружать много файлов ежедневно, что нам нужно в течение нескольких дней или недель, это не значит, что мы должны хранить их на нашем ПК вечно. Если вы не привыкли регулярно очищать лишние файлы на своем компьютере, это создаст много беспорядка, и вам будет сложно искать файлы среди всего этого мусора. Однако вам никогда не следует удалять рабочий файл, если вы не уверены, что он вам не понадобится в будущем или что вы храните его в облаке на случай, если он вам понадобится.

Регулярно делайте резервные копии ваших файлов

Наконец, я не могу подчеркнуть важность регулярно делайте резервные копии ваших файлов. Если ваш бизнес зависит от определенных файлов, содержащих конфиденциальную информацию, и их потеря может привести к огромным потерям, вы должны защитить эти файлы любой ценой. Если вы думаете, что ваши файлы на вашем компьютере в безопасности, вы игнорируете различные события, такие как повреждение Windows или вредоносное ПО, которое повреждает ваш компьютер. У вас всегда должно быть онлайн-резервное копирование ваших важных файлов, чтобы ничего не потерялось, даже если что-то пойдет не так с вашим компьютером.