4 conseils de gestion de fichiers pour garder vos documents organisés

organisation de fichiers

Garder vos fichiers électroniques organisés peut être un véritable défi dans le monde de l’information d’aujourd’hui. Étant donné que la plupart des entreprises dans le monde ont modifié leur structure en se digitalisant, l’organisation des documents devient un aspect très important de la productivité et de l’efficacité. Si vous ne savez pas comment organiser vos fichiers, vous allez devoir faire face à de sérieux retards, et cela va finir par créer beaucoup de confusion auprès de vos employés. Dans cet article, je vais vous présenter quelques-unes des meilleures astuces de gestion de fichiers qui vous aideront à organiser vos fichiers digitaux.

Utilisez un dossier d’installation par défaut

La toute première chose à faire est de vous assurer que vous avez un dossier d’installation par défaut pour tous vos logiciels et programmes importants. Si vous installez des programmes à plusieurs endroits, vous risquez de ne plus savoir où ils sont enregistrés et comment les supprimer. Vous pouvez facilement changer le dossier d’installation par défaut de tous vos programmes d’application en modifiant leur dossier de destination lorsque vous commencez l’installation.

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Créez des dossiers dans un ordre hiérarchique

Une autre chose importante que vous devriez faire est de traiter vos dossiers comme des armoires. De la même manière que vous rangez les mêmes objets dans une armoire spécifique, vous devriez enregistrer les mêmes documents dans les mêmes dossiers afin de ne pas avoir de difficultés à les retrouver. La meilleure façon d’aborder ce problème est de créer des dossiers imbriqués en fonction de leur pertinence. Vous pouvez utiliser un logiciel d’édition de fichiers comme Soda PDF pour fusionner tous vos documents similaires afin de ne pas créer un désordre et les enregistrer dans le même dossier avec un nom approprié.

Supprimez vos fichiers sur le champ

L’une des pires erreurs que beaucoup d’entre nous commettent est de laisser nos fichiers sans surveillance. Bien que nous puissions télécharger quotidiennement de nombreux fichiers dont nous avons besoin pour quelques jours ou quelques semaines, cela ne signifie pas que nous devons les garder sur notre PC pour toujours. Si vous n’avez pas l’habitude de nettoyer régulièrement les fichiers supplémentaires sur votre PC, cela va créer beaucoup de désordre, et vous allez avoir du mal à chercher des fichiers parmi tous ces décombres. Cependant, vous ne devriez jamais supprimer un fichier professionnel à moins d’être absolument sûr de ne pas en avoir besoin à l’avenir ou de le stocker sur le cloud au cas où vous en auriez besoin.

Sauvegardez régulièrement vos fichiers

Enfin, je ne puis insister sur l’importance de sauvegarder régulièrement vos fichiers. Si votre entreprise dépend de certains fichiers qui contiennent des informations sensibles et que leur perte pourrait entraîner une perte énorme, vous devez protéger ces fichiers à tout prix. Si vous pensez que vos fichiers sont en sécurité dans votre PC, vous ne tenez pas compte de différents événements tels que des fenêtres corrompues ou des logiciels malveillants qui corrompent votre PC. Vous devez toujours disposer d’une sauvegarde en ligne de vos fichiers importants afin de ne rien perdre, même en cas de problème dans votre PC.